lundi 18 décembre 2017

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Ixarm : la place de marché publique N°1 en Europe

Emilie Leveque, Le Journal du Net

samedi 14 mai 2005, sélectionné par Spyworld

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7.000 appels d’offres, 18 millions d’euros d’économie sur l’administratif : la place de marché du ministère de la Défense s’impose comme un modèle.

La démarche de dématérialisation des marchés publics du ministère de la Défense (Mindef) est sans conteste l’une des plus abouties de l’administration française. Initiée par la Délégation Générale pour l’Armement (DGA) en 2000, elle a été progressivement étendue à l’ensemble des services du ministère de la Défense. Avec plus de 8.000 utilisateurs en 2004, la plate-forme du Mindef est même devenue, selon une étude réalisée par Bruxelles en mai 2004, la première place de marché publique européenne.

La place de marché du Mindef en chiffres (en 2004)
6.900 dossiers d’appels d’offres mis en ligne, qui couvrent 100 % des achats supérieurs à 90.000 euros et plus de 70 % des achats inférieurs à 90.000 euros
55.108 téléchargements de dossiers effectués par des fournisseurs potentiels
6.200 fournisseurs inscrits
217 entités d’achats du ministère présentes, soit de 2.000 acheteurs
220 réponses aux appels d’offres par voie électronique
18 milions d’euros d’économie sur les frais administratifs

Source : Direction Générale de l’Armement

Du haut de ses cinq années d’expérience en dématérialisation, la DGA a mis en ligne, le 24 janvier dernier, une nouvelle version de ses portails d’achats, Ixarm.com (achats de matériel de guerre) et Achats.defense.gouv.fr (achats courants). Ces portails reposent sur une place de marché rénovée. Mot d’ordre de cette refonte : réactivité et efficacité.

Visuellement, ce chantier a abouti sur une refonte graphique avec l’allègement de la charte d’Ixarm, et la mise en conformité de celle d’Achats.defense avec le portail du ministère de la Défense. Cette refontre graphique s’est accompagnée d’une évolution ergonomique qui permet un accès direct entre les portails et la place de marché. Mais le grand changement vient d’une nouvelle fonctionnalité qui vise à réduire de plus de 75 % la charge administrative des fournisseurs. "C’est une évolution lourde de conséquences, souligne Michel Cadic, directeur des portails de l’armement, puisqu’elle offre la possibilité aux entreprises qui répondent aux appels d’offres du ministère de la Défense via notre portail de se constituer un dossier de candidature, valable pour une durée d’un an, dans lequel sont enregistrées et stockées toutes les informations administratives et juridiques relatives à l’entreprise."

Cette nouvelle fonctionnalité se veut incitative. L’un des principaux défis qu’entend relever la Direction Générale de l’Armement cette année est en effet de convaincre les fournisseurs d’aller au-delà du simple téléchargement des appels d’offres. Il s’agit aujourd’hui de pousser la démarche jusqu’à la réponse des fournisseurs via la plate-forme d’achat. 6.900 dossiers d’appels d’offres ont été mis en ligne en 2004. Pour ces dossiers, plus de 55.100 téléchargements ont été réalisés par les fournisseurs portentiels, mais seules 220 réponses sont parvenues par voie électronique. "Il faut accompagner le changement, explique Michel Cadic, démystifier la dématérialisation."

Aboutissement souhaité de cette démarche e-achat : la généralisation de la facturation électronique, dans la continuité de l’expérimentation EDI Rafale menée en 2004 et qui a permis de réduire les délais de paiement des pièces de rechange du Rafale à une dizaine de jours (contre deux à quatre semaines par courrier postal). La volonté de la DGA est d’étendre progressivement au cours des deux prochaines années ce processus au million de factures que reçoit la Défense chaque année. Un projet ambitieux pour un ministère qui traite entre 15 à 17 milliards d’euros d’achats par an.

D’autres efforts restent à fournir en termes de résultats, notamment pour l’objectif d’élargissement de la concurrence aux entreprises européennes. Si dans certaines entités d’achats du ministère le nombre de fournisseur a pu s’accroître jusqu’à 30 % grâce à la dématérialisation, les effets de la concurrence sont pour le moment imperceptibles au niveau européen. "Le problème est qu’il n’existe pas aujourd’hui d’outils de reconnaissance croisée au niveau européen entre les certificats électroniques, ce qui oblige les entreprises à faire une demande particulière dans chaque pays concerné, explique Michel Cadic. Or cette démarche peut prendre deux à trois semaines, ce qui est beaucoup trop long. L’un de nos objectifs pour 2005 est donc de simplifier les modalités d’obtention de certificats électroniques."

La refonte d’Ixarm.com et de Achats.defense.gouv.fr a été confiée à Linagora, un prestataire spécialisé dans les logiciels libres. Face à la montée en puissance du nombre d’utilisateurs, la DGA a dû repenser le modèle économique de son portail. L’utilisation d’outils "open source" lui a permis de réduire les frais de licences. Le budget de la refonte s’est élevé à quelque 320.000 euros. Au total, ce sont près de 8 millions d’euros qui auront été investis depuis 2000 dans le Portail de l’armement. Le retour sur investissements est à la hauteur de l’effort fourni : les économies réalisées sur les frais administratifs sont estimées à 2 millions d’euros en 2003 et à 18 millions en 2004.


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